Contestare addebito o commissione: procedura e documenti

Addebiti e commissioni nella fattura elettronica: cosa si può contestare

Se la voce compare in una fattura, confrontala con il contratto o l’ordine e contesta l’importo al professionista o al fornitore. Se invece riguarda un pagamento con carta non riconosciuto o non autorizzato, rivolgiti al prestatore di servizi di pagamento (PSP), come la banca o l’emittente della carta.

Per problemi relativi all’acquisto di un prodotto o alla fornitura di un servizio, il consumatore deve rivolgere prima il reclamo al professionista. Per le controversie bancarie o sui pagamenti, il primo passaggio è invece il reclamo scritto alla banca o all’intermediario finanziario.

La specifica Peppol BIS Fatturazione 3.0.21.1 (IT) è una CIUS basata sulla norma CEN/EN 16931:2017. È sviluppata dalla comunità Post Award di OpenPeppol AISBL e definisce i dati della fattura elettronica e il calcolo degli importi.

Gli errori possono riguardare righe di dettaglio, sconti e maggiorazioni, riepiloghi IVA, arrotondamenti, termini e modalità di pagamento. Distingui l’errore di calcolo dall’importo non riconosciuto: nel primo caso contesti il calcolo; nel secondo, che la commissione o l’addebito sia dovuto.

Verifica preliminare: riconciliazione dei totali e delle righe

Confronta la fattura con l’ordine o il contratto, con le fatture precedenti richiamate e con le note di credito ricevute. Questi documenti aiutano a verificare se la voce è prevista e a individuare il documento che l’ha generata.

Per controllare i calcoli, verifica separatamente i totali, gli importi delle singole righe, gli sconti o le maggiorazioni e l’IVA. Se uno dei passaggi non corrisponde ai dati riportati in fattura, puoi indicare dove nasce la differenza.

Controlla i riepiloghi IVA e il totale IVA anche separatamente dall’imponibile: un’aliquota errata potrebbe non essere evidente guardando soltanto il totale del documento. Le informazioni IVA a livello di riga aiutano a identificare la parte interessata.

Se contesti un pagamento con carta, individua sul conto o sull’estratto conto la transazione, l’importo e la data. Per gli addebiti non autorizzati, contatta subito il PSP e contesta l’operazione comunque entro 13 mesi dall’addebito.

Contesto di contestazione: fattura vs pagamento con carta

Documenti e riferimenti da raccogliere

Per una fattura, prepara la fattura contestata e il contratto o l’ordine da cui risulta se l’addebito era previsto. Aggiungi le fatture precedenti richiamate, le note di credito già ricevute e la corrispondenza utile a ricostruire la vicenda.

Per un pagamento con carta, allega una copia dell’estratto conto contestato e la documentazione della carta richiesta per la procedura. Se sospetti una frode, presenta denuncia alla Polizia o ai Carabinieri e allegane copia alla richiesta.

Se la contestazione riguarda un acquisto online, descrivi il problema con precisione: per esempio, transazione non riconosciuta, merce non ricevuta, difettosa o non conforme. Conserva le fatture, i contratti e la corrispondenza che sostengono quanto segnali.

Dalla fattura elettronica recupera l’identificativo del documento e i riferimenti alle fatture precedenti, oltre alla riga o alla maggiorazione contestata. I profili Peppol e gli identificatori delle parti aiutano a individuare emittente e documento.

Documenti da preparare per una contestazione

Quantificare con precisione l'importo contestato

Isola la voce contestata e ricostruiscine il calcolo: quantità e prezzo di riga, eventuale sconto o maggiorazione e aliquota IVA. La specifica Peppol disciplina separatamente i calcoli di riga e quelli degli sconti e delle maggiorazioni.

Verifica anche gli arrotondamenti: una differenza di pochi centesimi tra il totale delle righe e quello del documento può dipendere dal punto in cui viene applicato l’arrotondamento.

Indica l’importo contestato distinguendo imponibile e IVA. Se contesti soltanto una parte della fattura, specifica anche quale importo riconosci come dovuto.

Per un movimento su carta, indica importo e data dell’operazione contestata e spiega perché non la riconosci o perché la ritieni errata. Una descrizione precisa facilita la verifica da parte del PSP.

Chiedere la rettifica: nota di credito o fattura negativa

Se il fornitore riconosce che l’importo fatturato è errato o non dovuto, chiedi la rettifica tramite nota di credito o fattura negativa, strumenti trattati dalla specifica Peppol.

Indica l’identificativo della fattura originaria e chiedi che la rettifica sia collegata a quel documento tramite il riferimento alle fatture precedenti. Così l’importo corretto può essere ricondotto alla fattura contestata.

Controlla che la rettifica riporti correttamente righe, sconti e maggiorazioni, IVA e arrotondamenti. Se l’importo contestato era imponibile, verifica anche l’aggiornamento dei riepiloghi IVA.

Nella richiesta indica l’importo esatto da rettificare e la riga o la maggiorazione interessata. Una contestazione di pagamento con carta segue invece il reclamo al PSP e non si risolve chiedendo soltanto una nota di credito al venditore.

Vantaggi e limiti della contestazione tramite nota di credito

Validità formale della fattura e regole applicabili

La specifica Peppol contiene principi di validazione e regole di business per le transazioni, distinte tra regole Peppol e regole EN 16931. Le restrizioni e le estensioni alla norma sono riportate nelle appendici.

Se la fattura viola una regola di validazione, indica quale dato o calcolo non è conforme. Tieni distinta questa contestazione formale da quella sul merito: una fattura formalmente corretta può comunque contenere un importo non previsto dal contratto o dall’ordine.

Per i pagamenti, la Banca d’Italia indica che i PSP sono soggetti al suo controllo nelle materie della trasparenza e dei diritti e obblighi delle parti nei servizi di pagamento, disciplinati dal decreto legislativo n. 11/2010. Per pratiche commerciali scorrette di un operatore commerciale, il consumatore può rivolgersi all’AGCM.

Come impostare la richiesta di contestazione

Per una fattura o un servizio, invia il reclamo al professionista tramite il servizio di assistenza alla clientela; i recapiti sono in genere sul sito dell’azienda. Per una transazione contestata, scrivi al PSP o all’emittente della carta e segnala subito l’operazione.

Nel testo inserisci identificativo della fattura o dati della transazione, importo e motivo della contestazione. Spiega se si tratta di un errore di calcolo, di una commissione non prevista o di un pagamento non riconosciuto e collega ogni affermazione alle prove allegate.

Un reclamo scritto può essere presentato con i canali indicati dall’intermediario. Per esempio, BCC Sarsina indica lettera consegnata allo sportello con ricevuta, posta ordinaria o raccomandata A/R, fax, email e PEC.

Fac-simile: Oggetto: contestazione fattura [numero e data] – [importo]. Contesto [voce] perché [motivo]; allego [documenti]. Chiedo la verifica dell’importo e, se non dovuto, l’emissione della nota di credito collegata alla fattura. Per una transazione con carta, sostituisci la richiesta di nota di credito con la richiesta di verifica dell’operazione al PSP.

Esiti documentali dopo la contestazione

Per i reclami bancari, i termini di risposta indicati da BCC Sarsina sono 15 giorni lavorativi per i servizi di pagamento; in casi eccezionali, la risposta interlocutoria deve indicare un termine finale non superiore a 35 giornate lavorative. Per prodotti e servizi bancari e finanziari e per servizi di investimento sono indicati 60 giorni; per polizze assicurative collocate dalla banca, 45 giorni.

Se non sei soddisfatto della risposta della banca o non la ricevi nei termini, per controversie su operazioni e servizi bancari e finanziari puoi rivolgerti all’Arbitro Bancario Finanziario (ABF). È necessario aver presentato prima un reclamo scritto: la procedura indicata prevede che siano trascorsi almeno 60 giorni e non più di un anno.

Per un problema con un prodotto o un servizio, se il reclamo al professionista non risolve la questione o non riceve risposta, puoi chiedere assistenza a un’associazione di consumatori iscritta nell’elenco nazionale del Ministero delle Imprese e del Made in Italy, tenuto ai sensi dell’articolo 137 del Codice del consumo.

Dopo il reclamo, in caso di risposta negativa o assente, il consumatore può attivare una procedura di risoluzione extragiudiziale (ADR), disciplinata dagli articoli 141-141 decies del Codice del consumo. Se la contestazione riguarda una polizza assicurativa collocata dalla banca ma la condotta contestata è della compagnia o riguarda la polizza, il reclamo può essere presentato alla compagnia ai recapiti indicati nella documentazione precontrattuale e nei DIP aggiuntivi.