Fatturazione elettronica e conservazione: funzioni da chiedere al fornitore

Cosa deve risolvere davvero un fornitore di fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica si compone di quattro attività distinte: creazione, invio, ricezione e archiviazione di fatture con dati strutturati, in formati tipici come XML o JSON. In Italia la filiera passa dal Sistema di Interscambio (SdI), che riceve il file XML, esegue controlli tecnici e lo recapita al destinatario; i servizi terzi accreditati generano l'XML, lo inviano allo SdI e archiviano i documenti in conservazione digitale. Un preventivo limitato all'invio lascia scoperti gli anelli successivi: la gestione delle ricevute e la conservazione.

Prima di confrontare i fornitori, va fissato ciò che non è fattura elettronica: un PDF o un file Word inviato per email non lo è, perché non contiene dati strutturati trasferibili direttamente al sistema contabile e non può essere generato ed elaborato automaticamente. La conservazione a norma non è nemmeno la semplice memorizzazione del file su un PC: come chiarisce l'Agenzia delle Entrate, è un processo regolamentato tecnicamente dal CAD, il Codice dell'Amministrazione Digitale. Il fornitore va quindi valutato su due fronti separati, trasmissione e conservazione: un software può essere eccellente sul primo e scoperto sul secondo.

Conservazione a norma: non è un backup del file

L'art. 39 del DPR 633/1972 impone la conservazione a norma sia a chi emette sia a chi riceve la fattura elettronica. Secondo l'Agenzia delle Entrate, il processo deve garantire negli anni tre cose: non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e recuperare in qualsiasi momento l'originale, così come gli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione.

Il servizio è di norma offerto da operatori privati certificati, reperibili online. Le domande da rivolgere al fornitore: è lui stesso il conservatore o si appoggia a un terzo? Rilascia un'attestazione di conformità al DM 17.6.2014? Nel pacchetto di conservazione entrano soltanto i file XML delle fatture o anche le ricevute SdI e i metadati necessari a ricostruire il ciclo di trasmissione? Con quale periodicità vengono prodotti i rapporti di verifica e chi li firma?

Sul valore probatorio, l'Agenzia richiama l'art. 23-bis, comma 2, del D.lgs. 82/2005: le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratti se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale autorizzato o non è espressamente disconosciuta, restando fermo, ove previsto, l'obbligo di conservare l'originale informatico. Per questo la conservazione va gestita da un soggetto che risponde per iscritto del processo, non da una cartella di rete aziendale.

Chi conserva, per quanto e con quale continuità

L'obbligo di conservazione elettronica ricade su entrambe le parti della fattura, emittente e destinatario. Un caso da non trascurare è quello in cui la fattura elettronica sia emessa per scelta del venditore o prestatore, per esempio da un contribuente minimo: anche in questa ipotesi l'emittente è obbligato a conservare elettronicamente il documento.

Sulla durata, le fonti di settore indicano orizzonti diversi da chiarire in contratto. Secondo l'operatore di conservazione Infocert, come tutti i documenti contabili, le fatture elettroniche emesse e ricevute devono essere conservate digitalmente per 10 anni. FISCOeTASSE segnala inoltre che, se un soggetto chiude la partita IVA, la conservazione della fattura elettronica è assicurata dall'Agenzia delle Entrate per 15 anni. Chiedere al fornitore di dichiarare per iscritto il periodo coperto, il costo del rinnovo e cosa accade ai documenti alla scadenza.

La continuità è altrettanto concreta: se il fornitore cessa l'attività, cambia ragione sociale o il cliente passa a un altro operatore, l'archivio deve poter migrare. Le domande: in quali formati viene restituito il pacchetto di conservazione (file XML, ricevute, metadati, indici); la restituzione è compresa nel canone o ha un costo; con quali tempi viene consegnata; resta accessibile la consultazione storica durante e dopo la migrazione.

Obblighi di conservazione elettronica in Italia

Gestione delle ricevute SdI: consegna, mancata consegna e scarto

Per ogni file inviato, lo SdI rilascia una ricevuta di consegna, una di mancata consegna oppure uno scarto. Lo scarto equivale a fattura non emessa: finché il file non viene corretto e reinviato, l'operazione resta priva di documento. I termini stringono la finestra di intervento: l'invio va effettuato entro 12 giorni dall'operazione in caso di emissione immediata, oppure entro il 15 del mese successivo in caso di emissione differita.

Le funzioni da pretendere dal fornitore: conservazione automatica delle ricevute insieme alla fattura, notifiche di scarto immediate e su più canali, possibilità di correggere e reinviare il file dallo stesso ambiente in cui è stato creato, cruscotto che mostri per ciascun documento lo stato di trasmissione. Un fornitore che si limita a inoltrare l'XML senza avvisare dell'esito lascia al cliente il compito di accorgersi dell'errore, spesso quando il termine è già scaduto.

Un altro punto di controllo è il recapito: senza PEC o codice destinatario, e senza CUU per la pubblica amministrazione, la fattura arriva comunque nel Cassetto fiscale del destinatario, ma il recapito telematico al suo sistema non avviene. Conviene chiedere come il fornitore segnala le anagrafiche prive di recapito, così da intervenire prima dell'invio e non dopo la mancata consegna.

Integrazione con gestionali e tracciato FatturaPA

Il file viaggia in formato XML FatturaPA, secondo le Specifiche Tecniche vigenti dell'Agenzia delle Entrate. Il tracciato contiene i dati del cedente o prestatore (partita IVA e, se presente, codice fiscale, regime fiscale, per esempio RF19 per il regime forfettario, indirizzo, sede e le sezioni relative a ritenute o cassa) e del cessionario o committente (partita IVA o codice fiscale), oltre a natura IVA, esigibilità dell'imposta, bollo virtuale, ritenute e metadati.

La verifica pratica: il fornitore genera l'XML partendo dai dati già presenti in contabilità o nell'ERP e importa gli XML ricevuti senza reinserimenti manuali? La fatturazione elettronica nasce proprio per essere collegata a software di fatturazione, contabilità o sistemi ERP e lavorata in modo automatico. Le domande utili: quali gestionali sono supportati nativamente, esiste un'API documentata o un tracciato di importazione, chi corregge gli errori di anagrafica che generano lo scarto, come vengono trattati i casi particolari come bollo, ritenute e operazioni con l'estero.

Ricerca, consultazione ed esportazione dei documenti

Bisogna poter recuperare in qualsiasi momento l'originale della fattura e le ricevute collegate. Le funzioni da verificare in demo: ricerca per periodo, controparte, numero documento e stato di trasmissione; download del singolo file o di un insieme di file; evidenza della ricevuta associata a ogni fattura; ricerca sui documenti ricevuti oltre che su quelli emessi.

Sull'esportazione: quali formati sono disponibili, se aperti e riutilizzabili o proprietari; l'export comprende gli XML, le ricevute e i metadati oppure solo un PDF di riepilogo; si può esportare l'intero archivio in autonomia o solo su richiesta all'assistenza, e con quali tempi. Va verificato anche se l'accesso ai documenti resta possibile dopo la cessazione del contratto, perché è in quel momento che si misura la reale disponibilità dei dati.

Privacy, sicurezza e controllo degli accessi

Il Garante privacy, con provvedimento n. 511 del 20 dicembre 2018, ha rilevato che il nuovo obbligo di fatturazione elettronica comporta un trattamento sistematico di dati personali su larga scala. Nel provvedimento del 15 novembre 2018, il Garante ha avvertito l'Agenzia delle entrate del rischio che i trattamenti effettuati nell'ambito della fatturazione elettronica violassero gli artt. 5, 6, par. 3, lett. b), 9, par. 2, lett. g), 13, 14, 25 e 32 del Regolamento (UE) 2016/679.

Per chi esternalizza la gestione delle fatture, questo si traduce in domande operative: chi è titolare e chi responsabile del trattamento, e con quale accordo scritto; quali sub-fornitori intervengono nella catena; chi, all'interno del fornitore, può accedere ai documenti e con quali registrazioni degli accessi; come sono configurati profili e permessi per i diversi utenti aziendali (chi consulta, chi scarica, chi cancella); quali misure di cifratura proteggono i file in transito e conservati; in quale sede sono ospitati i dati.

Va governata anche la parte interna: cartelle condivise, copie locali dei PDF e fogli di calcolo con gli elenchi clienti sono archivi paralleli che sfuggono alle stesse tutele applicate al sistema di conservazione e moltiplicano i punti in cui i dati personali restano esposti.

Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate e ruolo del fornitore

L'Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione a norma per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute, accessibile al soggetto IVA dalla propria area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Il servizio garantisce la conservazione nel rispetto del DM 17.6.2014, previa sottoscrizione di un accordo di servizio da parte del soggetto passivo IVA.

I canali di trasmissione sono tre: il portale Fatture e Corrispettivi, l'app Fatturae per smartphone e i servizi terzi accreditati. Questi ultimi, oltre a creare l'XML, inviarlo allo SdI e archiviarlo in conservazione digitale, offrono dashboard, scadenzari e report: è qui che si misura il valore aggiunto rispetto al servizio gratuito, insieme alla gestione degli scarti, all'integrazione con il gestionale, all'assistenza e alla conservazione unitaria di fatture, ricevute e metadati.

La scelta dipende da volume e organizzazione: con pochi documenti al mese il servizio dell'Agenzia può essere sufficiente, mentre un'azienda con molti flussi giornalieri ha bisogno di chi intercetta gli errori prima che diventino scarti e tiene i documenti allineati alla contabilità senza interventi manuali.

Vantaggi e svantaggi del servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

• Contro — Senza funzionalità avanzate, nessuna integrazione con software aziendali, mancanza di notifiche automatiche

Checklist di domande da fare al fornitore prima di firmare

Conservazione: il fornitore è conservatore accreditato o si appoggia a terzi; attestazione di conformità al DM 17.6.2014; cosa entra nel pacchetto (XML, ricevute SdI, metadati, indici); durata dichiarata e costo del rinnovo; rapporti periodici di verifica e firma del responsabile della conservazione.

Trasmissione e ricevute: generazione dell'XML FatturaPA e invio allo SdI; notifica immediata di scarto con correzione e reinvio entro i termini (12 giorni dall'operazione o il 15 del mese successivo); conservazione automatica delle ricevute di consegna, mancata consegna e scarto; avviso sulle anagrafiche prive di PEC o codice destinatario; conservazione del CUU per le fatture alla pubblica amministrazione.

Dati e integrazione: import ed export XML senza reinserimenti manuali; gestione di natura IVA, esigibilità dell'imposta, bollo virtuale e ritenute; connettori o API verso contabilità ed ERP; export in formati aperti di fatture, ricevute e metadati; ricerca per periodo, controparte e stato.

Contratto, sicurezza e continuità: ruoli privacy e accordo scritto sul trattamento; profili e permessi per utente; registrazione degli accessi; cifratura dei file; sede di conservazione dei dati; canali e tempi dell'assistenza; costi e formati di restituzione dell'archivio in caso di cambio fornitore o cessazione dell'attività.